属人化を解消する方法｜業務が「あの人しか分からない」状態から脱却する5つのステップ

「この業務は〇〇さんしかやり方を知らない」「〇〇さんが休むと仕事が止まる」。こうした属人化の問題は、あらゆる職場で起きています。特に少人数のチームでは、一人ひとりが担当する業務の幅が広いため、属人化が深刻になりがちです。

属人化の怖いところは、普段は問題が表面化しないことです。担当者が元気に出勤している限り、業務は回ります。しかし、退職・休職・異動が起きた瞬間、引き継ぎ資料がなく混乱する。最悪の場合、業務のやり方自体が分からなくなる。

本記事では、属人化が起きる根本原因を整理し、段階的に解消していくための5つのステップを解説します。

属人化はなぜ起きるのか

「自分でやった方が早い」という意識

属人化の最も大きな原因は、業務を教えるコストです。自分でやれば30分で終わる仕事を、他の人に教えながらやると2時間かかる。忙しい日々の中で「今は自分でやった方が早い」と判断し続けた結果、その業務を担当できるのが自分だけになります。

短期的には効率的ですが、長期的には大きなリスクを抱えることになります。

記録する文化がない

業務のやり方が頭の中だけにあり、ドキュメントとして残っていない。これは「記録しなくても困っていない」という現状が原因です。困るのは、その人がいなくなった後です。

また、記録する仕組みやツールが整っていない場合、「書く場所がない」「書いても誰も見ない」という理由でドキュメント化が進みません。

専門性が高い業務

経理、法務、ITなど専門性の高い業務は、そもそも他のメンバーが理解しにくいため属人化しやすい傾向があります。専門知識が必要な分野では、「教えても分からないだろう」という思い込みも属人化を加速させます。

しかし、業務の全てが専門知識を必要とするわけではありません。手順化できる部分と判断が必要な部分を分けて考えることが重要です。

属人化を解消する5つのステップ

ステップ1：属人化している業務を洗い出す

まず、どの業務が属人化しているかを可視化します。チーム内で以下のような質問をしてみましょう。

• 「〇〇さんが1週間休んだら、困る業務は何か？」
• 「担当者以外がやり方を知らない業務はどれか？」
• 「マニュアルや手順書がない業務はどれか？」

これらの質問で洗い出された業務をリスト化し、影響度の大きい順に優先順位をつけます。全てを一度に解消しようとせず、リスクの高いものから着手することが大切です。

ステップ2：業務手順を「書き出す」

属人化している業務の担当者に、まず業務手順を書き出してもらいます。ここで重要なのは、完璧なマニュアルを目指さないことです。

最初は箇条書きレベルで十分です。「何を」「どの順番で」「どこに」やるのかが分かれば、それだけで大きな一歩です。

書き出すポイントは以下の通りです。

• 業務の全体の流れ（大まかな手順）
• 使用するツールやシステム
• 判断が必要なポイントとその基準
• よくあるトラブルと対処法
• 関連する連絡先や参照先

完璧を求めると誰も書かなくなります。「60点でいいから書く」を合言葉にしましょう。

ステップ3：書いたものをチームに共有する

書き出した手順を、チーム全員がアクセスできる場所に置きます。個人のパソコンやメモ帳に書いていては意味がありません。

共有する場所の条件は3つです。

1. チーム全員がアクセスできること
2. 検索できること
3. 更新が簡単であること

メールやチャットで共有すると、他のメッセージに埋もれてしまいます。ナレッジ共有ツールを使い、いつでも見返せる状態にしておくことが重要です。

ステップ4：他のメンバーが実際にやってみる

書かれた手順を、担当者以外のメンバーが実際にやってみます。このステップが最も重要です。

やってみると、手順書に書かれていない暗黙知が必ず見つかります。「ここの操作はどうするの？」「このケースはどう判断するの？」という疑問が出てきたら、それを手順書に追記していきます。

この「やってみる→疑問を追記する」のサイクルを繰り返すことで、手順書の精度が上がり、担当者以外でも業務を回せるようになります。

ステップ5：定期的に見直す仕組みを作る

業務は常に変化します。手順書を作って終わりではなく、定期的に内容を見直す仕組みが必要です。

効果的な方法は、業務のやり方が変わったタイミングで手順書も更新するルールを決めることです。「新しいやり方に変えたら、手順書も同時に更新する」をチームの習慣にします。

また、四半期に1回など、定期的に手順書の棚卸しを行い、古くなった情報がないかチェックする機会を設けましょう。

属人化解消に失敗するよくあるパターン

パターン1：いきなり全業務のマニュアル化を目指す

「属人化をなくそう」と意気込んで、全業務のマニュアルを一気に作ろうとするケース。作成に膨大な時間がかかり、途中で挫折します。

まずは影響度の大きい業務3つに絞って始めましょう。小さく始めて成功体験を積むことが大切です。

パターン2：ツールを導入して満足する

ナレッジ共有ツールを導入しただけで「これで属人化は解消」と考えるケース。ツールは手段であり、中身を書いて運用しなければ意味がありません。

ツール導入と同時に、「誰が」「何を」「いつまでに」書くのかを決め、書くことを習慣化する仕組みを作りましょう。

パターン3：一度書いて放置する

手順書を書いた後、一度も更新しないケース。業務が変わっても手順書が古いままだと、参照しても正しい情報が得られません。結局、担当者に聞くことになり、属人化に逆戻りします。

Memolで始める属人化解消

属人化の解消には、「書く」「共有する」「更新する」の3つが継続的に行われる環境が必要です。

Memolは、小さなチームのためのナレッジ共有ツールです。

• 書きやすい：テンプレート機能でフォーマットが統一され、何を書けばいいか迷わない
• 共有しやすい：書いた瞬間にチーム全員が閲覧可能。URLを共有するだけ
• 更新しやすい：誰でも簡単に編集でき、常に最新の状態を保てる

2名まで無料で使えます。まずは最も属人化が進んでいる業務1つから、Memolに書き出すことを始めてみませんか？